راهنمای نگارش پروپزال

خلاصه:هدف کلی هر پروپوزال ترغیب خواننده آن به انجام کاری است. این خواننده می تواند یک مشتری بالقوه باشد که در نظر داریم تشویق به خریداری محصول یا خدمات ما گردد، و یا کارفرمایی که می خواهیم او را به سرمایه گذاری در امر اجرای یک پروژه ترغیب کنیم.
هر پروپوزال یک طرح برای برآورده ساختن یک نیاز پیشنهاد می نماید و دریافت کننده آن، طرح پیشنهادی را با توجه به اینکه پروپوزال مزبور به سوالات زیر تا چه اندازه خوب پاسخ می دهد، ارزیابی می نماید:
پیشنهاد ما چیست؟
• • برای انجام آن چگونه طرح ریزی کرده ایم؟
• • چه زمانی را برای انجام آن برنامه ریزی کرده ایم؟
• • چقدر هزینه برای انجام این طرح لازم است؟

در نگارش پروپزال سطح دانش مخاطبین و نیز موقعیت آنان بایستی در نظر گرفته شود. اگر مخاطب پروپوزال دارای دانش فنی کافی نیست، باید همراه در ابتدای آن یک مقدمه اجرایی به زبان غیرفنی و ساده آورده شود.
استاندارد کاملاً تعریف شده ای برای نگارش یک پروپوزال وجود ندارد، لیکن فرمت های متداول متعددی موجود است و برخی از سازمانها، بخصوص سازمانهای سرمایه گذار و اعطا کننده کمک مالی، فرمت های از پیش تعیین شده ای برای اینکار دارند. در اینجا یک فرمت کلی برای این منظور پیشنهاد می شود.
فرمت کلی یک پروپوزال
1. مقدمه
معرفی پروپوزال
اگر پروپوزال را در پاسخ به یک “درخواست پروپوزال“ (RFP) ارسال می کنید، مقدمه ای برای آن فراهم کنید که در آن شماره، تاریخ، شماره تماس با مشتری یا کارفرما و غیره آورده شده باشد. در غیر اینصورت، دلیل ارسال پروپوزال، دریافت کننده آن (با نام) و چگونگی پاسخ مورد انتظارتان را در این مقدمه ذکر کنید.
معرفی سازمان ارسال کنده پروپوزال
سازمان ارسال کننده را بروشنی معرفی کرده و بر ارزش نقش آن برای کارفرما یا مشتری تاکید کنید.
سوابق کاری
تجارب و سوایق کاری سازمان یا شرکت خود را بطور خلاصه ذکر کنید.
2-1. محصولات ارائه شده
معماری
معماری طراح شده برای محصولات یا خدمات ارائه شده را شرح دهید.
پیکربندی
نحوة پیکربندی محصولات توسط خود یا مشتری را بیان کنید.
جنبه های خاص و مزایا
اصلی ترین جنبه های محصولات پیشنهادی و مزایای مربوط به آنها را شرح دهید.
مشخصات
عملکرد و سایر مشخصات محصولات پیشنهادی را شرح داده و یا در ضمیمه پروپوزال بیاورید.
2-2. خدمات ارائه شده
بکارگیری
نحوه نصب و بکارگیری را شرح دهید.
یکپارچه سازی
نحوه یکپارچه سازی با محیط موجود را شرح دهید.
نگهداری و پشتیبانی
نگهداری و پشتیبانی فراهم شده برای مشتری را بیان کنید.
روش تحویل
روش تحویل خدمات و رویه های مربوطه را بیان کنید.
کاهش ریسک
تعریف واقع بینانه ای از ریسک های مواه با پروژه و نحوه کاهش آنها ارائه دهید.
تضمین کیفیت
شرح انچه برای تضمین کیفیت انجام خواهید داد.
3. تجارب و سوابق کاری مرتبط
خلاصه ای از پروژه های انجام شده
توصیف پروژه های مشابهی که قبلاً توسط شرکت انجام شده است.
مراجع و شواهد
شواهد و نقطه نظرات مشتریان قبلی خود را ذکر کنید.
4. هزینه و قیمت گذاری
روش تعیین قیمت
قیمت مورد نظر چگونه محاسبه شده است؟
قیمت گذاری
قیمت محصولات و خدمات خود را بیان کنید.
نحوه پرداخت
نحوه پرداخت قیمت محصولات یا خدمات خود توسط مشتریان را بیان کنید.
موارد قانونی
هرگونه موارد و نیازمندی های قانونی مورد نیاز قراردادها را بیان کنید.
سرفصل های ذکر شد تنها جنبه پیشنهادی داشته و هیچکدام قطعی و غیرقابل اجتناب نمی باشند. بمنظور آشنایی بیشتر نمونه خوبی از یک پروپوزال در ادامه آورده شده است.